Personalworkflow mit OTRS

Einige Prozesse im Unternehmen sind immer noch mit einem hohen administrativem Arbeitsaufwand verbunden, aber dennoch unabdingbar, wie beispielsweise der Eintritt eines neuen Mitarbeiters.

Um einen reibungslosen Arbeitsantritt zu gewährleisten, müssen eine Reihe von Abteilungen informiert, essentielle Arbeitsutensilien bereitgestellt und Berechtigungen innerhalb des Firmennetzes abgeklärt werden.

Obwohl es klar definiert wird, was der Mitarbeiter wann benötigt, ist dieser Prozess oft/meist ineffizient und fehleranfällig.  Hierfür bieten wir ihnen eine automatisierte Alternative.

Allgemeines

Mit den Addons Dynamisches Feld Webservice und LDAP Query können Sie bequem und komfortabel einen kompletten on- und offboarding Prozess innerhalb Ihres Unternehmens abbilden.

Die bestehenden Funktionen innerhalb des Prozess Management des OTRS System werden über diese Addons um eine sehr flexible Möglichkeit einer direkten Integration ins Active Direktory erweitert.

Damit können die bestehenden Strukturen aus dem Active Directory ausgelesen und in den Workflow eingebunden werden.

Folgenden Möglichkeiten bestehen:

  • Anlage von neuen Active Directory Benutzern
  • Entfernen und Zuweisung von Active Directory Gruppen
  • Umzug von Benutzern in andere OUs
  • Löschen der Benutzer aus dem Active Directory

Diese Aktionen lassen sich komfortabel über das gewünschte Ausführungsdatum einplanen. Ebenfalls lassen sich Aufgaben über sogenannte Child-Tickets parallel an verschiedene Personen verteilen.

Die Konfiguration der Dynamischen Felder sowie der Prozess-Konfiguration erfolgt über das Administrations-Menü.

Es stehen folgende vier Prozess-Elemente zur Verfügung:

  • Aktivitäten
  • Aktivitäts-Dialoge
  • Übergänge
  • Übergangs-Aktionen

Beispielkonfiguration der Dynamischen Felder

Beispielkonfiguration der LDAP Queries

/user:
   BaseDN: '{{ firstMatch (index .Subquery.name 0) ",(OU=.*)" }}'
   Query: (&(objectclass=person)(sn=TESTOTRS))
   Attributes:
     - cn
     - sAMAccountName
   Subqueries:
     name:
      Index: 0
      BaseDN: "DC=company,DC=de"
      Query: ((sAMAccountName={{ index .GET.UserLogin 0 }}))
      Attribute: distinguishedName

Die Dynamischen Felder werden über Endpunkte mit Daten befüllt, diese Daten werden über die entsprechende LDAP Query zur Verfügung gestellt.

Zudem lassen sich Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Dyamischen Feldern konfigurieren, d.h die Auswahl des Wertes in Feld A beeinflusst die Werte in Feld B.

Über diese Funktion lassen sich sehr dynamische Prozesse abbilden.

Ausblick

In Zukunft wollen wir Ihnen noch weitere Möglichkeiten anbieten, die Ihnen helfen, interne Prozesse Ihres Unternehmens zu optimieren bzw. zu automatisieren.

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